Ugovorom između tri navedene institucije još 2015. godine postavljeni su čvrsti temelji za sustavno konzerviranje i restauriranje dokumenata i kodeksa iz razdoblja od 13. do 15. stoljeća. Izložbom 'Povijest Dubrovačke Republike na papiru i pergamentu', koja je prošle godine predstavljena u Sponzi, predstavljen je rezultat uspješne dugogodišnje suradnje i dovršenih cjelovitih konzervatorsko-restauratorskih radova na čak 207 dokumenata i 11 kodeksa iz Državnog arhiva u Dubrovniku. U publikaciji 'Konzerviranje i restauriranje arhivskog gradiva iz perioda Dubrovačke Republike' opisani su svi konzervatorsko-restauratorski radovi provedeni na dokumentima i kodeksima, a na radovima su radili dubrovački konzervatori i restauratori, njih desetak, iz Odjela za papir. 

Konzervatorica i restauratorica Hrvatskog restauratorskog zavoda u Dubrovniku Nataša Miloslavić pojasnila je kako je publikacijom pobliže predstavljeno što radi Zavod, a uz to je ostavljen pisani trag o svemu što u pronašli. 

- Radi se o osjetljivoj građi iz doba Dubrovačke Republike kada se velika važnost pridavala očuvanju kulturne baštine, a mi smo s ovim projektom s tim nastavili - istaknula je Miloslavić opisavši kako su Dubrovčani koristili pergament i papir kao podlogu za pisanje. Prema njezinim riječima, stari Dubrovčani su uvijek veliku pozornost pridavali pisanoj riječi i čuvanju dokumenata, a pergament, rađen od životinjske kože, je bio među prvim materijalima. Miloslavić je pojasnila kako je on bio dugotrajni materijal koji se čuvao za razne dokumente.

- Veliko vijeće 1400. godine donijelo je odluku da se svi važniji spisi moraju pisati na pergamentu. Radilo se o statutima, zakonskim zbornicima, popisima državnih službenika, a u odluci je pisalo kako nije prikladno upisivati predmete koji imaju dugotrajnu vrijednost na krhkom materijalu kao što je papir. To se pak pokazalo krivim jer registri koji su pisani na papiru prije 700 godina još uvijek se dobro odupiri zubu vremena - kazala je Miloslavić dodavši kako je pergament koji su službenici koristili prerađivan i izrađivan u Dubrovnik, a bio je kvalitetan da se čak izvozio.

Konzervatorica i restauratorica  Miloslavić je pojasnila kako je i papir bio iznimne kvalitete koji je bio izrađen od ostataka tkanine. Papir je bio jako skup, a nabavljao se iz Italije. Osim podloge za pisanje, pojašnjeno je kako su bile kvalitetne i tinte od biljnih pigmenata.

Koliko su stari Dubrovčani čuvali dokumente i zapise govori anegdota koji je prepričala Miloslavić. Naime, tijekom noći slučajno se rastrgala jedna knjiga zbog čega je Malo vijeće odmah donijelo odluku da se svi ugovori iz te knjige prepišu u novi registar, a dali su naputak da se naglasi kako je riječ o prepisu, dok su preostali dijelovi rastrgane knjige sačuvani. 

- Zahvaljujući takvim mjerama zaštite danas su ti isti registri sačuvani. Mi smo nailazili na razne ugovore koji svjedoče o prijateljstvu, slobodni, povelje o miru, trgovini, brojni udgovori, potvrde o novcu, ženidbeni ugovori, oporuke... sve ono što je opisivalo svakodnevni život grada - dodala je Nataša Miloslavić istaknuvši kako se gradivo pohranjivalo na najbolji mogući način. 

Konzervatorica restauratorica u Hrvatskom restauratorskom zavodu Gabrijela Savinović predstavila je konzervatorsko restauratorske zahvate na dokumentima i kodeksima.

- Radi se o detaljnim fazama radova, od istraživanja, testova i analiza, pa do konsolidacija, rekonstrukcija postojećih dijelova i izrade kutija za pohranu. Radilo se detaljno jer je građa osjetljiva, a najveća problematika su bili dokumenti koji su pretrpili oštećenja od plijesni i gljivica jer nisu bili u adekvatnoj mikroklimi kroz stoljeća. Bilo je potrebno raditi dezinfekciju i dodatno ojačanje papira i pergamenta. Također važna je pohrana koju smo prilagodili dokumentima. Tako su oni sačuvani s visećim oštanim pečatima i to se sve nalazi u trodimenzionalnim kutijama sa zaštitnim utorima za pečate, a imaju i otvore tako da se dokumenti vide - pojasnila je Savinović te dodala kako je ova publikacija predstavila uspješnu suradnju i zaokružila spoznaje. 

- Analize su pokazale kako su vlakna visokokvalitetna i to je potvrđeno pod mikroskopom. Zapravo smo povrdili da su stari Dubrovčani koristili samo najkvalitenije papire zbog čega su svi ovi dokumenti i kodeksi sačuvani i danas - zaključila je Gabrijela Savinović.